紙書類をお預かりしPDF形式に変換したものをDVD等に保存し納品する、電子化(データ化)作業を行っております。
ファイル1冊からでもお受けしますので、まずはお気軽にお問い合わせください。
紙書類を電子化（データ化）するメリット
1.検索速度・閲覧性の向上
紙書類は１枚１枚確認しながら必要書類を探し出す必要がありますが、その書類がデータ化されていれば、検索キーワードなどから、素早く目的の書類を探し出すことができます。
また、データ化した紙書類は画面上で拡大表示することもでき、小さな文字や図も見やすくなります。
2.保管スペースの削減
オフィスでは保管スペースが限られています。紙書類をデータ化することにより物質的な保管スペースの必要がなくなり、オフィススペースの有効活用が実現できます。
保管庫を埋め尽くす書類
こんなにスッキリします！
3.書類の劣化防止
紙書類を長期保存していると、いずれは文字や資料が見づらくなったり、ページが破れて必要な部分が読めなくなる可能性があります。その点書類をデータ化しておけば、経年劣化を心配する必要がなくなります。
4.重要情報の紛失防止
紙媒体で保管していると紛失や誤廃棄などのリスクが伴いますが、書類をデータ化することで万が一の紛失に備え、データのバックアップを保管することも可能です。また、パスワードを設定して閲覧者を制限することも可能であり、情報漏洩等のセキュリティリスクの低減も見込めます。
よくあるご質問
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価格は1枚あたりいくらですか？
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価格は1枚10円～30円です。
紙の種類や状態、データの読み取り方法やデータ作成時の条件などによって異なります。
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紙のサイズに制限はありますか？
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基本的にA3サイズまでです。
A3サイズ以内であれば規格は問いません。レシート状の領収書などもデータ化可能です。
A3サイズよりも大きな書類は、折り曲げや裁断のうえ分割スキャンし、複数ページでの保存となります。
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紙の種類・状態に制限はありますか？
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紙の種類・状態は問いません。
厚い紙や、劣化・破損のある古い紙でも大丈夫です。
感熱紙・トレーシングペーパー・青焼きなどにも対応しています。
片面・両面が混在していても大丈夫です。
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製本されていても大丈夫ですか？
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契約書など製本されているような書類でも大丈夫です。
但し、ページ数の多い書籍のような書類の場合、解体（裁断等）が必要となる場合がございます。
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市販の書籍はデータ化できますか？
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書籍や雑誌・パンフレットなど、一般的に広く販売・頒布されている著作物のデータ化はお断りさせていただいております。
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データはどのように保存されますか？
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カラー・モノクロや解像度をご指定いただくことが可能です。
データ化の単位も、ファイルごと・付箋ごと・インデックスごとなど、ご要望に応じて対応可能です。データ形式はPDF・TIFF・JPEGなど幅広く対応しています。
PDFの場合は目次やしおりの設定も可能です。
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データ化した書類は廃棄してくれますか？
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作成したデータと原本の同一性の証明のため、お預かりした書類は納品時に返却を原則としていますが、ご要望に応じて別途お見積もりにて対応可能です。
お問い合わせから納品まで
- 1.お電話又はお問い合わせフォームからの相談
まずはお気軽にお電話（0296-70-5630）又はお問い合わせフォームからお問い合わせください。
- 2.ヒアリング・御見積書の作成
お電話にて簡単な打ち合わせの後、実際にお伺いしご検討いただいている書類を拝見させていただきます。
その際、お客様ご希望の保存条件等をヒアリングした上で御見積書を作成させていただきます。 - 3.正式なご依頼
お客様にてご検討いただき、取引契約書の締結をもって正式にご依頼が成立となります。
- 4.書類の引き取り
弊社より書類の引き取りに伺います。
- 5.スキャニング作業
ご希望の保存要件に従い、スキャニング作業を行います。
書類は施錠可能なスキャニング作業専用の部屋に保管し、データも専用のサーバーに保存されますのでご安心ください。 - 6.納品・書類の返却
データをご指定の保存媒体に記録して納品させていただきます。
お預かりした資料の原本も同時に返却いたします。